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内蒙古自治区地质档案资料管理与服务信息化实践

发表时间:2014-12-25

 

赵保胜,乌恩

(内蒙古自治区国土资源信息院,呼和浩特市 010030)

 

摘要:本文介绍了内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统的开发、建设、管理和应用。该系统包括资料管理、接待管理、借阅服务、借阅办理、系统管理五个子系统,建成运行以来,全面提升了内蒙古信息院地质资料的管理水平,经济效益和社会效益非常明显,有力地提升了地质档案馆的管理水平。

 

关键词:内蒙古;地质档案;信息化

 

1开展地质档案资料管理与服务信息化建设的背景

 

地质资料是地质工作成果的具体体现和历史记录,是地质工作服务社会的主要载体。为加强对地质资料的管理,充分发挥地质资料的作用,保护地质资料汇交人的合法权益,2002年3月国务院颁布了《地质资料管理条例》。该条例第五条规定国家建立地质资料信息系统。为了全面增强地质勘查的资源保障能力和服务功能,促进地质工作更好地满足经济社会发展的需要,2006年国务院办公厅印发了《国务院关于加强地质工作的决定》。该决定提出建立健全地质资料信息共享和社会化服务体系,建设国家地质资料数据中心和全球矿产资源勘查开采投资环境信息服务系统;全面公开地质资料目录,依法及时向社会提供地质信息服务。2008年9月,国土资源部储量司关凤峻司长在第六届全国地质档案资料学术研讨会上提出建设地质资料网络服务体系,改善服务条件,拓宽服务渠道。

 

内蒙古国土资源信息院地质档案馆是负责全区地质档案资料集中统一管理的专业档案馆,主要行使全区专业地质档案资料收集、整理、鉴定、保管、汇交、借阅和开发利用等职责,并向社会提供地质资料和地矿信息咨询服务。截止目前,馆藏各类地质档案资料有 1万多种,数十万件,涉及区域地质、矿产地质、水文地质、工程地质、环境地质、物探、化探、遥感及地震九大领域。截止2007年底,已累计完成馆藏数字化地质资料档案4304份,占馆藏档案 1/2;其中扫描、编辑、修改正文、附表、附件等文字部分 575842页,图件 202131张,刻盘 10518张。保管和利用好这些地质资料,将对内蒙古自治区经济建设发挥极为重要的作用。

 

内蒙古国土资源信息院地质档案馆利用 “数字国土工程”,积极开展地质资料数字化工作;通过加强电子文件汇交工作,推进全区档案资料信息化;建立地质资料目录数据库,实现网上查询服务;开展馆藏地质资料专项清理,加快相关数据库的建设;充分利用馆藏资料,开展全区矿产资源储量空间数据库建设,为矿政管理工作提供服务。内蒙古自治区国土资源厅对地质档案资料管理和服务信息化建设非常重视,认为信息化是地质档案馆的管理和服务水平上一个新台阶的重要手段。为此,2008年 10月,内蒙古国土资源信息院委托北京超维创想信息技术有限公司开发 “内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统”。目前,该系统运行情况良好,经济效益和社会效益明显。

 

2内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统的主要功能

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统包括资料管理、接待管理、借阅服务、借阅办理、系统管理五个子系统。其中资料管理子系统处理汇交电子资料上载、信息著录和涉密登记等关键业务。接待管理子系统处理借阅用户登记、管理和账号办理以及借阅室管理控制等关键业务。借阅服务子系统处理存档资料目录查询和资料浏览、借阅定制等关键业务。借阅办理子系统处理整个阅览室消息发送、借阅办理以及借阅收费等关键业务。系统管理子系统处理用户权限管理、资料现实情况统计和借阅利用情况统计汇总等业务。

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统具有合格电子资料登记、涉密标记处理、数据上载、已有资料维护等功能。管理人员在验收电子资料后进行目录属性登记,资料登记以档案为单位,目录属性信息包含了该档资料的全部详细信息,并能和全国目录库进行数据交换。这些信息将存人数据库中,为借阅服务提供基础数据。涉密登记人员对电子资料进行涉密登记处理,系统提供良好的交互界面来辅助涉密标记,满足管理人员根据资料密级来管理资料的借阅状况。管理人员将已经涉密的档案上载到数据服务器中保存,上载后的资料可根据保护期、涉密情况进行适当的借阅服务。管理人员可以对某一地质档案资料进行查询、添加、删除件操作,同时也可以修改登记信息。

 

图 1用户借阅登记

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统具有借阅登记、账号管理、借阅者信息维护、借阅信息统计、借阅历史回溯等功能。由于部分资料为保密资料,为了加强管理,借阅者在进行借阅之前必须进行登记注册,填写姓名、单位、借阅目的、有效证件等,系统生成借阅账号和密码。这样,管理人员可以回溯借阅者的借阅历史,可以向上级汇总各种地质资料借阅情况的统计信息,可以对借阅者登记信息进行维护。

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统为借阅者提供资料目录检索功能,借阅者通过此功能进行资料概要情况浏览。借阅者凭借账号登录到电子阅览室后,即可进行目录检索,查找自己想要资料的档案号并可以浏览公开的文档和图件资料。借阅者在查到需要的档案号后,可以向管理人员发送复制、打印资料的申请。打印、复印申请可以具体到文件的某一页。管理人员接收到任务后计算费用并通知借阅者进行缴费等待领取借阅资料。 

 

图2三种地质档案资料检索方式

 

档案的目录属性对借阅用户完全公开,涉密资料和图件系统会根据涉密登记的结果自动屏蔽。借阅用户如果想要借阅涉密资料,可针对某档案提出借阅涉密申请,在审批人员授权后即可浏览该档涉密资料。管理人员可以检测、控制阅览室各客户机器,广播馆内消息,处理突发事件,确保整个阅览室的正常运行。

 

图3涉密地质档案资料屏蔽

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统可以按借阅者账号、借阅者单位性质、借阅目的、地质资料类别进行统计分析,生成统计图表,辅助生成省厅地质资料汇交与利用情况表中的部分数据。

 

借阅地质资料需要缴纳一定的费用。借阅者在定果不外借,那么地质档案资料上非涉密的信息就得不制借阅资料后到收费处进行缴费,收费员向借阅者提到利用;如果外借,那么地质档案资料上涉密的信息就供收费凭据,借阅者凭借该凭据到管理员处领取借阅得不到保护,容易发生泄密事件。现在,内蒙古自治区资料。内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统可地质档案资料管理与服务系统根据用户权限提供地质以保存借阅者的缴费情况、缴费信息、借阅的地质资料档案资料阅览。对于没有权限浏览涉密地质档案资料,信息。管理人员可以对缴费情况进行查询和汇总统计。

 

3内蒙古自治区地质档案资料管理与服务应用效果

 

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统是包括电子数据验收管理、借阅浏览、借阅服务等多功能一通过内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统体化管理的综合系统,是针对电子档案从汇交管理到应用,提高了内蒙古国土资源信息院地质档案馆的管对外借阅全部流程信息化管理的解决方案。从系统建理水平。地质档案资料数字化后入数据库,方便了地质成运行以来,全面提升了内蒙古信息院地质资料的管档案资料的管理和维护。借助该系统,管理人员可以对理水平,经济效益和社会效益非常明显。

 

(1)极大地提高了地质档案资料检索效率密地质档案资料的管理

 

对借阅者信息进行登记,对电内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统提子阅览室的计算机进行监控,有利于强化对借阅者的

内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统提供精确查找、按条件 查找、模糊查找三种检索方式。用户可以根据行政区域、矿产名、资料类别、工作程度、资性质、借阅目的、地质资料类别进行统计分析,及时、准料题名、编著者、形成单位、语种、起止日期、起止档号确地掌握各种地质档案资料的借阅情况。实现了纸质快速查询到自己所需要的地质资料。与传统翻阅地质地质档案资料借阅与电子地质档案资料阅览统一管资料进行查找相比,查询地质资料所需时间极大缩短。原先要一个小时来查找所需地质资料,现在一分钟就可以找到。

 

(2)有效地减少了纸质地质档案资料的磨损

 

纸质地质档案资料数字化以后,用户可以直接在电脑屏幕上阅览所需的地质档案资料,而无须阅览纸的地质档案资料。另一方面,由于采用了电子化的地料检索方式,用户可以在电脑屏幕上对地质资料进行检索,查找所需的地质档案资料,而无须对纸质地质档案资料进行翻阅查找,从而减少了纸质地质档案资料的查阅磨损,有效地保护了纸质地质资档料原件。

 

(3)妥善地防止了涉密地质档案资料的泄密

 

由于一些地质档案资料上有涉密信息,在以前,如果不外借,那么地质资料上的非涉密的信息就得不到利用;如果外界,那么地质档案治疗量上的涉密的信息就得不到保护,容易发生泄密事件。现在,内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统根据用户权限提供地质资料阅览。对于没有权限浏览涉密地质档案资料,系统可以自动按页屏蔽涉密地质档案资料,屏蔽地质档案自来水的涉密信息。这样,既最大限度地促进了地质档案资料的利用,又妥善地防止了涉密地质档案资料的泄密。

 

(4)有力地提升了地质档案馆的管理水平

 

通过内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统应用,提高了内蒙古国土资源信息院地质档案馆的管理水平。地质档案资料数字化后入数据库,方便了地质档案资料的管理和维护。借助该系统,管理人员可以对电子地质档案资料按件进行涉密标记处理,加强涉密地质档案资料的管理。对借阅者信息进行登记,对地质阅览室的计算机进行监控,有利于强化对借阅者的监督和管理。监管人员可以按借阅者账号、借阅者单位性质、借阅目的、地质资料类别进行统计分析,及时准确地掌握各种地质档案资料的借阅情况。实现了纸质地质档案资料借阅与电子地质档案资料阅览统一管理。借阅者在定制借阅资料后到收费处进行缴费,收费员向借阅者提供收费凭据,借阅者凭借该凭据到管理员处领取借阅资料。这样可以规范收费行为,加强收费管理,杜绝乱收费和私吞借阅费现象。

 

(5)便捷地落实了地质资料汇交制度

 

《地质资料管理条例》第八条规定,国家对地质资料实行统一汇交制度。内蒙古自治区地质档案资料管理与服务系统能够兼容档案扫描数字化和地质资料汇交两种管理模式。电子资料汇交目录管理服务《成果地质资料电子文件汇交格式要求》。系统的阅读器支持文件格式,如JPG、TIFF、EPS、PDF、GIF等格式。系统具有一定的统计分析功能,可以辅助用户生成省厅地质资料汇交与利用情况表中的部分数据。(《西部资源》2011年第四期)


(作者简介:赵保胜(1976-),男,内蒙古兴和县人,副厅长,主要研究方向为国土资源信息化管理。)

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